Elternsprechtag

Mithilfe des Elternsprechtags-Feature können Elternsprechtage geplant werden. Die grundlegenden Funktionen sind:

• Bereitstellen von Terminen durch Lehrkräfte
  • flexible Zeitpläne sind möglich
  • Termine mit mehreren Kindern bzw. mehreren Lehrkräften möglich
• markieren von "Termin nicht notwendig" bzw. "Termin erforderlich" als Rückmeldung für Eltern
• Blockieren von Terminen
• Buchen von Terminen durch Eltern oder volljährige Lernende
• Absage von allen Terminen im Falle von Krankheit durch Lehrkraft oder Eltern
• Kollisionserkennung und -verhinderung
• Integration in Übersichtsseite
• Integration ins Benachrichtigungssystem

Elternsprechtage erstellen

Über Verwaltung ➜ Datenverwaltung ➜ Elternsprechtag kann der Administrator (Benutzer mit der Rolle ROLE_ADMIN) Elternsprechtage erstellen. Dabei können folgende Eigenschaften angegeben werden:

Eigenschaft	Beschreibung
Titel	Ein Name für den Elternsprechtag (bspw. Elternsprechtag 2. HJ)
Datum	Das Datum des Elternsprechtags
Start Terminbuchung	Das Datum, ab dem das Buchen von Terminen möglich ist.
Ende Terminbuchung	Das Datum, bis zu dem das Buchen von Terminen möglich ist (inklusive).

Hinweis

Das letztmögliche Datum für das Ende von Terminbuchungen ist am Tag vor dem Elternsprechtag. Das System stellt dies sicher.

Tipp

Es ist ratsam, dass Lehrkräften ein Zeitraum eingeräumt wird, um buchbare Termine zu erstellen.

Bereitstellung von Terminen

Bevor Eltern Termine buchen können, muss die Lehrkraft Termine erstellen. Diese können dann ab dem festgelegten Datum (siehe oben) von Eltern gebucht werden.

Bereitstellung mehrerer Termine

Am einfachsten ist es, wenn die Lehrkraft mehrere Termine anhand eines Plans anlegt. Dabei gibt man Beginn und Ende an sowie die Dauer pro Termin. Anschließend legt das System entsprechende Termine an.

Für den Fall, dass im genannten Bereich bereits Termine existieren, kann die Lehrkraft folgende Strategien auswählen:

• alte Termine löschen (sofern nicht gebucht)
• alte Termine beibehalten und nur anlegen, sofern Zeitbereich frei ist

Einschränkungen:

• es können keine festgelegten Pausen zwischen den Terminen erstellt werden

Bereitstellung eines einzelnen Termins

Es ist auch möglich, einzelne Termine außerhalb eines festgelegten Rasters anzulegen. Es kann eine beliebige Uhrzeit und Dauer angegeben werden.

Blocken von Terminen

Es ist möglich, einzelne Termine zu blockieren, sodass sie nicht gebucht werden können.

Buchen von Terminen

Eltern

Eltern sehen auf der Übersichtsseite zum Elternsprechtag alle Lehrkräfte, die ihre Kinder unterrichten. Darin ist auch zu sehen, ob die Lehrkräfte einen Termin wünschen oder kein Termin notwendig ist.

Das Buchen der Termine erfolgt nach dem "first come first serve"-Prinzip. Sobald ein Termin gebucht ist, kann er von keinem weiteren Elternteil gebucht werden. Termine können nachträglich umgebucht werden, indem ein neuer Termin gebucht wird. Der alte Termin wird anschließend wieder frei und kann von anderen Eltern gebucht werden.

Gewusst

Das Buchen mehrerer Termine bei einer Lehrkraft durch Eltern ist nicht möglich.

Lehrkräfte

Lehrkräfte können auch Termine buchen, indem sie Lernende den entsprechenden Terminen hinzufügen.

Terminabsage

Lehrkräfte können einzelne oder alle Termine (bspw. aufgrund von Krankheit) absagen. Eltern werden entsprechend informiert und die Übersichtsseite zeigt die Absage an.

Für den Fall, dass man als Elternteil einen Termin kurzfristig nicht wahrnehmen kann (bspw. durch Krankheit), können diese ebenfalls abgesagt werden. Diese Absage ist erst möglich, wenn das Buchungszeitfenster für den Elternsprechtag geschlossen ist.

Kollisionserkennung

Das System prüft beim Buchen von Terminen, ob eine Kollision vorliegt. Es wird geprüft, ob alle beteiligten Lehrkräfte und alle beteiligten Lernenden zum Zeitpunkt des Termins keinen anderen Termin haben. So werden doppelt belegte Termine vermieden.

Integration Übersichtsseite

Am Tag des Elternsprechtages sieht man die persönliche Übersicht auf der Startseite des ICC. Bereits vorab werden Elternteile informiert, sobald die Buchung von Terminen möglich ist.

Integration ins Benachrichtigungssystem

Ereignis	Ausgelöst durch	Benachrichtigung an
Terminbuchung	Eltern	Benachrichtigung an alle Elternteile sowie volljähriges Kind
Terminbuchung	Lehrkraft	Benachrichtigung an alle Elternteile, volljähriges Kind sowie weitere beteiligte Lehrkräfte
Terminabsage/-umbuchung (während des Buchungszeitfensters)	Eltern	keine Benachrichtigung
Terminabsage/-umbuchung (während des Buchungszeitfensters)	Lehrkraft	Benachrichtigung an alle Elternteile, volljähriges Kind sowie weitere beteiligte Lehrkräfte
Terminabsage (nach dem Buchungsfenster)	Eltern	Benachrichtigung an alle Elternteile, volljähriges Kind sowie alle beteiligten Lehrkräfte
Terminabsage (nach dem Buchungsfenster)	Lehrkraft	Benachrichtigung an alle Elternteile, volljähriges Kind sowie weitere beteiligte Lehrkräfte